规范金融企业业务档案管理,为国家经济建设和改革开放服务
    
发布时间:2016-11-1 11:06:00
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《金融企业业务档案管理规定》解读

《金融企业业务档案管理规定》(以下简称《规定》)已于201555日正式下发,这是我国颁布的第一个专门规范所有金融业务档案管理的规范性文件。为方便全国各级档案行政管理部门对辖区内金融企业档案工作的业务指导和方便各金融企业实施,本文对《规定》进行制定的背景、有关条款含义、实施方法等进行阐述。

一、《规定》制定的背景

金融企业业务档案是金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录,它在保障国家经济安全,促进经济和社会发展,防控金融风险,打击经济犯罪,维护金融企业和客户利益,保护消费者权益等方面发挥着其他档案所不能发挥的作用。

随着我国经济的发展和改革开放的深入,金融企业的业务档案数量急剧增长;由于金融业务档案与全社会资本、财富等密集相关,金融业务档案的利用需求也呈现出新的变化,利用更加频繁,利用目的更加多样化,在我国政治、经济中发挥着更加重要的作用。

但是,一直以来,不少金融企业档案部门只注重管理类档案的管理,业务档案由业务部门管理,致使业务档案管理不规范,档案丢失和利用档案办理假业务现象时有发生。尤其是金融业务电子化之后,业务档案更多的以电子形式存在,金融企业往往不将它列入归档范围。2007年,国家档案局与银监会联合下发了《关于加强银行档案工作的意见》,提出“不断提高银行档案综合管理水平”的要求,但该文件只提出了宏观的原则要求,只针对银行档案管理提出了要求,而未涉及到其他金融企业。在保险公司、信托公司、金融资产管理公司、证券公司、投资公司金融企业中仍有一部分企业,业务档案没有实行集中统一管理;有些档案工作人员对改变只管管理档案的习惯存在着畏难和抵触心理。因此,国家档案局认为有必要制定一个规范性文件,重点对金融企业的包括业务档案在内的各类档案实行集中统一管理提出要求,逐步加以规范。

2014227日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求,各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织,要根据工作实际需要,加强档案管理工作,做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作,集中收集保管本单位各类档案并提供利用,大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导,确保归档文件材料符合要求。并同时要求,各有关单位要重视做好民生档案工作,要研究制定民生档案归档范围、管理办法,监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档,并按有关规定管理、提供利用和移交。

正是在上述需求与背景的驱动,国家档案局制定并下发了《规定》。

二、《规定》的主要内容

《规定》内容安排遵循企业档案工作体系框架,按档案管理流程分章节布局,对金融企业业务档案管理的各个方面和全过程进行规范。《规定》共分5章,32条。

第一章是总则,阐明了《规定》制定的目的、依据,对金融企业业务档案的定义进行了统一,明确了《规定》的适应范围,提出了金融业务档案管理的原则、金融业务档案管理体制、机制和人员要求等。

第二章是业务文件材料的整理与归档,主要是对金融业务档案归档范围和保管期限表的制定,业务文件材料的形成、整理、归档时间、归档份数等进行规范。

第三章是业务档案的管理,主要对档案部门保管金融业务档案进行规范,对档案信息化和电子档案管理提出要求。

第四章是业务档案的利用、鉴定与处置,对业务档案检查工具、查阅利用过程、档案鉴定处置等进行规范。

第五章是附则,规定了《规定》的解释权和生效时间。

三、《规定》内容要点

《规定》与其他档案管理规章和规范性文件相比,具有一些特点,主要体现在以下方面。

(一)《规定》贯彻集中统一管理的档案管理原则,以管理规范、方便利用为目标,并要求金融监管部门将业务档案纳入业务监督,纳入制度、纳入流程,与业务同监管。这主要体现在第四条和第五条。

(二)明确了业务档案的归口管理部门。《规定》第六条旗帜鲜明地提出“金融企业档案部门或档案工作归口管理部门负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查,各相关业务部门配合档案部门组织实施”。这是为了扭转当前金融企业业务档案在业务部门管理的现状。业务档案长期存放在业务部门有许多弊端,主要有:一是业务部门人员不熟悉档案管理政策、法制和规章制度,业务档案管理不规范;二是业务档案长期存放在业务部门存在利用业务档案办理假业务的风险;三是业务档案存放业务部门,档案保管不集中,库房安全存在隐患;四是业务档案分散保管浪费库房空间和人力物力。因此,集中统一管理原则贯彻《规定》全文,也是最重要原则。

为了贯彻集中统一管理原则,《规定》在第十三条又提出“金融企业业务部门应按照有关规定,将应归档文件材料按要求进行整理、立卷,定期移交本企业档案部门集中管理,并办理归档交接手续。并规定业务档案交档案部门的时间,即“最迟不应超过次年1231日”。也就是说,业务档案交档案部门的时间应在形成年度,如因特殊原因需推迟移交归档,最迟不得晚于下一年度的1231日。

(三)提出了将金融业务档案管理“四列入”的保障措施。《规定》第七条提出,金融企业应将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程,列入业务工作或项目计划,列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制,列入企业考核体系和奖惩制度,确保业务文件材料的完整归档。这“四列入是保障业务文件材料归档齐全、完整的有效措施。

(四)提出了金融企业要建立业务档案管理责任追究制度的要求。《规定》第九条提出“金融企业应当建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为,进行相应的惩处

(五)对业务档案管理人员提出了明确的要求。这主要体现在第十条,即“金融企业业务档案管理人员应具备相应的档案专业知识和技能,并定期接受业务培训”。这也是为了改变当前业务档案人员普遍缺乏档案知识与技能的现状。

(六)对电子档案的管理提出了要求。这主要体现在第十七条,规定“纸质和电子文件同步归档的,在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案,须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行”。为了在电子档案管理中贯彻前端控制的原则,《规定》第十八条又规定“金融企业建设业务信息系统时,应有档案部门参与,由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求,确保所形成电子文件能够归档,归档后电子文件符合电子档案管理要求”。因为实践证明,电子文件归档应在业务系统实施时予以考虑,等到业务信息系统实施完毕再研究电子文件归档,已失去最佳时机。同时,《规定》第二十二条也对电子档案的存储和安全提出要求,规定“金融企业应按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理,保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用,并对重要业务档案进行异质、异地备份,确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。”这些都是为了应对当前金融业务电子档案大量产生的趋势。

(七)对海外机构档案管理提出了要求。《规定》第二十条要求“国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应建立海外机构业务档案管理制度”。随着我国改革开放的深入,企业“走出去”的步伐进一步加快,特别是商业银行,几乎每一家中央管理商业银行都有海外分支机构。海外分支机构业务档案除遵守所在地有关法律法规外,还应接受企业总部档案部门的业务指导、监督,总部应该制定相应的制度,加强这方面的管理。

(八)对业务档案管理服务外包的提出了要求。由于金融业务档案数量巨大,档案管理服务外包是大多数金融企业的做法。但同于前期缺少这方面的规范要求,档案管理服务外包工作极不规范,给档案安全留下了隐患,对此进行规范迫在眉睫。为此,《规定》第二十三条要求“金融企业将业务档案管理外包的,应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时,应明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款,以保障业务档案的安全与利用。严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。这样的规定就非常具体且操作性强。第二十三条包含以下三层要求:一是档案管理服务外包前,应选择安全保障能力好,具有相应资质的承包商;二是在签订合同协议时,应明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款;三是只能将不含有国家秘密的档案进行服务外包,其中的含有国家秘密不仅仅是标定了密级的文件,还包括含有敏感信息的档案,均不得外包。

(九)《规定》具有广泛的适应性。第三条对《规定》的适应范围作了详细而具体的规定,包括各类银行、资产管理公司、证券公司、保险公司、信托公司、财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司以及从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。这个适应范围是除中国人民银行外几乎所有金融机构。因此,许多非金融企业集团公司投资设立的财务公司也都属于《规定》的适应范围企业。

四、《规定》的实施

《规定》的制定和下发对规范我国金融企业业务档案具有重要的作用,是金融行业档案工作的一件大事,具有里程碑意义,各级档案行政管理部门和各金融企业要重视其学习贯彻工作,将我国金融企业档案管理工作提升到一个新的高度。

第一,各级档案行政管理部门要尽快将《规定》予以转发,不仅要将规定转发至本辖区内的档案行政管理部门,还要将文件转发至辖区内所有金融企业和下属单位有金融企业和企业,及时组织本地区金融企业学习《规定》,将《规定》贯彻到每个金融企业。

第二,各级档案行政管理部门要加强对金融企业业务档案的监督与检查,将业务档案管理列为近期档案执法检查的重点。

第三,各金融企业要组织相关人员进行学习,吃透《规定》的精神实质;在学习的基础上,对照规定的有关条款认真检查本企业业务档案管理情况,找出差距,制定详细的改进方案和措施;与时同时,各金融企业还要利用档案管理制度制(修)订的机会,或将《规定》的内容纳入本企业的有关制度,或是制定相应的业务档案管理制度。

第四,各金融企业还要将《规定》贯彻的重点放在理顺业务档案管理体制和机制上来,及时将未集中管理的业务档案尽快集中管理,对短时期内无法达到集中管理的,应制定集中管理的规划和计划,明确时间表,落实责任部门和责任人,

 

(本文转载自《中国档案》杂志2015年第8  作者:蔡盈芳  单位:国家档案局经科司)

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