档案管理业务知识
    
发布时间:2016-3-3 15:26:00
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1、问:什么是文书档案?

答:文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

2、 问:归档文件质量有什么要求?

答:1)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制;2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求;3)归档文件正文落款一定要加盖公章,且永久保存的文件拟文稿纸中签发人需负责人手签。

3、 问:照片档案的收集范围包括哪些?

答:(1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、

自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

(3)其他具有保存价值的照片。

4、 问:档案销毁的程序是什么?

答:1)对已过保管期限的档案经档案人员鉴定后可销毁;2)销毁档案必须编制销毁清册,登记所销毁档案资料的时间、数量、主要内容等,提交领导审查批准;3)销毁档案时,应派两人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字。

5、 问:报纸上刊登的文章怎样存档,是放在文书档案内吗?

答:是,放在文书档案。

6、问:怎样划分单份文件?

答:单份文件,每份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等,一册(本)为一件;正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的,可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等),正本与历次稿各为一件;正件与附件为一件。如附件数量较多,或者太厚不易装订的,可各为一件;正文与文件处理单为一件;原件与复制件为一件;转发件与被转发件为一件;来文与复文、去文与复文(具体包括请示与批复等)可作为组合件,或各为一件。

7、问:全宗卷的主要内容有哪些?

答:(1)档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。

(2)档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

(3)档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

(4)档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况汇报等。

(5)档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。

(6)档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇集和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。

(7)档案管理新技术应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。


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